Cuando una empresa o un profesional jurídico decide resolver una disputa a través del arbitraje, una de las primeras decisiones que debe tomar es si el procedimiento será administrado por una institución arbitral o si las partes lo organizarán de forma autónoma sin respaldo institucional. Esta elección, que puede parecer un detalle técnico, tiene consecuencias prácticas muy relevantes sobre el coste, la agilidad, la seguridad jurídica y las posibilidades reales de ejecutar el laudo.
Este artículo explica en qué consiste cada modalidad, cuáles son sus diferencias esenciales y qué criterios deben guiar la elección entre arbitraje institucional y arbitraje ad hoc.
Qué es el arbitraje institucional
El arbitraje institucional es aquel en el que la administración del procedimiento se encomienda a una institución arbitral permanente. Esta institución actúa como órgano gestor: aplica su propio reglamento, nombra a los árbitros cuando las partes no alcanzan un acuerdo sobre su designación, fija y recauda los honorarios según sus tablas, supervisa el cumplimiento de los plazos y vela por la regularidad del procedimiento.
En España, la Ley 60/2003 de Arbitraje reconoce expresamente la figura de la institución arbitral y le otorga un papel central en la administración de los procedimientos. Instituciones como la Sociedad Española de Arbitraje disponen de reglamentos propios, listas de árbitros acreditados y equipos de secretaría que gestionan cada expediente desde su apertura hasta la notificación del laudo.
Para someter una disputa a arbitraje institucional, basta con que las partes hayan incluido en su contrato una cláusula arbitral que haga referencia a la institución elegida y a su reglamento. A partir de ese momento, el procedimiento se desarrolla conforme a las normas de esa institución sin necesidad de que las partes acuerden nada más sobre el diseño del proceso.
Qué es el arbitraje ad hoc
El arbitraje ad hoc es aquel que las propias partes organizan y diseñan sin el respaldo de ninguna institución arbitral permanente. No hay un tercero que administre el procedimiento: son las partes quienes acuerdan las reglas aplicables, el número de árbitros, los plazos, el lugar del arbitraje, el idioma y cualquier otro aspecto procedimental.
En la práctica, muchos arbitrajes ad hoc siguen reglamentos de referencia elaborados por organismos internacionales, como el Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI (Comisión de Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional), precisamente para evitar tener que negociar cada detalle del procedimiento desde cero. Sin embargo, incluso en ese caso, no hay una institución que supervise el desarrollo del proceso ni que intervenga si surgen dificultades.
El arbitraje ad hoc exige, por tanto, un alto grado de cooperación entre las partes y una confianza mutua en que ambas actuarán de buena fe durante el procedimiento. Cuando esa cooperación falta, el proceso puede bloquearse con relativa facilidad.
Diferencias clave entre arbitraje institucional y arbitraje ad hoc
| Criterio | Arbitraje institucional | Arbitraje ad hoc |
|---|---|---|
| Administración del procedimiento | A cargo de la institución arbitral | A cargo de las propias partes |
| Reglamento aplicable | El de la institución elegida | El que acuerden las partes |
| Designación del árbitro | La institución interviene si hay desacuerdo | Las partes deben acordarlo |
| Honorarios | Fijados según tablas de la institución | Negociados directamente con el árbitro |
| Supervisión del proceso | Sí, por la secretaría de la institución | No existe supervisión externa |
| Coste total estimado | Mayor por los gastos administrativos | Potencialmente menor |
| Seguridad jurídica | Alta | Variable según el caso |
| Adecuado para disputas internacionales | Sí, especialmente con instituciones de prestigio | Sí, con reglamentos CNUDMI |
Ventajas del arbitraje institucional
La principal ventaja del arbitraje institucional es la seguridad procedimental. La institución garantiza que el proceso avanza aunque una de las partes intente obstruirlo, fija los honorarios de forma objetiva, interviene en la designación del árbitro cuando las partes no alcanzan un acuerdo y supervisa que el laudo cumple los requisitos formales exigidos por la ley antes de ser notificado.
Esta supervisión tiene un valor especialmente alto cuando la relación entre las partes es conflictiva o cuando existe desconfianza mutua, que es precisamente la situación habitual cuando se llega a un procedimiento arbitral. En esos contextos, la presencia de una institución neutral que administra el proceso aporta una garantía que el arbitraje ad hoc no puede ofrecer.
El arbitraje institucional también facilita la ejecución del laudo, tanto en España como en el extranjero. Un laudo dictado bajo el reglamento de una institución reconocida genera mayor confianza en los tribunales que deben ejecutarlo y reduce el riesgo de que sea impugnado por defectos procedimentales. Puede consultar cómo se ejecuta el laudo arbitral en España en nuestro artículo específico.
Por último, las instituciones arbitrales disponen de listas de árbitros acreditados con experiencia contrastada en distintas materias. Esto facilita la designación de un árbitro con el perfil técnico adecuado para cada disputa, lo que redunda en la calidad de la resolución final.
Ventajas del arbitraje ad hoc
El arbitraje ad hoc ofrece una flexibilidad que el arbitraje institucional no puede igualar. Las partes pueden diseñar el procedimiento exactamente a medida de su disputa: fijar plazos más cortos o más largos, determinar el número de árbitros, establecer reglas de confidencialidad específicas o acordar el derecho aplicable sin las limitaciones que impone el reglamento de una institución.
En términos de coste, el arbitraje ad hoc puede resultar más económico porque no genera los gastos administrativos asociados a la institución. Sin embargo, esta ventaja debe relativizarse: si el procedimiento se complica o si una de las partes dificulta su desarrollo, los costes pueden dispararse precisamente porque no hay ninguna institución que lo gestione de forma eficiente.
El arbitraje ad hoc es especialmente adecuado cuando las partes tienen una relación de confianza mutua, cuando el objeto de la disputa es muy específico y requiere un diseño procedimental singular, o cuando ambas partes tienen experiencia suficiente en arbitraje como para gestionar el proceso sin necesidad de apoyo externo.
Cuándo conviene el arbitraje institucional y cuándo el ad hoc
La elección entre una modalidad y otra depende de varios factores que conviene analizar caso por caso.
El arbitraje institucional es la opción más recomendable cuando la disputa es de cierta complejidad o cuantía relevante, cuando la relación entre las partes es especialmente conflictiva, cuando se trata de una empresa sin experiencia previa en arbitraje que necesita el respaldo de una institución que gestione el proceso, o cuando el laudo puede necesitar ejecutarse en el extranjero y la reputación de la institución añade valor al reconocimiento internacional del laudo.
El arbitraje ad hoc puede ser preferible cuando ambas partes tienen experiencia en procedimientos arbitrales y no necesitan apoyo externo, cuando la disputa es técnicamente muy específica y requiere un diseño procedimental que ningún reglamento institucional contempla, o cuando el coste administrativo de la institución resultaría desproporcionado en relación con la cuantía de la disputa.
En cualquier caso, si existe la menor duda sobre la cooperación de la otra parte durante el procedimiento, el arbitraje institucional ofrece garantías que el ad hoc no puede proporcionar. La experiencia práctica demuestra que los arbitrajes ad hoc que se complican por falta de cooperación generan costes y retrasos que superan con creces el ahorro inicial en gastos administrativos.
El papel de la institución arbitral en la elección del árbitro
Uno de los momentos más delicados de cualquier procedimiento arbitral es la designación del árbitro. En el arbitraje institucional, si las partes no alcanzan un acuerdo sobre el árbitro a designar, la institución interviene y realiza el nombramiento de acuerdo con su reglamento y con criterios de independencia, imparcialidad y especialización. Este mecanismo evita bloqueos que en el arbitraje ad hoc solo pueden resolverse acudiendo a los tribunales ordinarios, con la demora y el coste que eso implica.
Las instituciones arbitrales mantienen listas de árbitros acreditados, lo que garantiza que los profesionales designados tienen formación específica en arbitraje y experiencia contrastada. Si desea conocer cómo incorporarse a la lista de árbitros de la Sociedad Española de Arbitraje, puede consultar nuestra página hazte árbitro o mediador.
Preguntas frecuentes sobre arbitraje institucional y ad hoc
¿Puede cambiarse de arbitraje ad hoc a institucional una vez iniciado el procedimiento?
En principio no, salvo que ambas partes acuerden expresamente modificar el convenio arbitral original para encomendar la administración del procedimiento a una institución. Este tipo de acuerdo es infrecuente una vez iniciada la disputa, pero es posible si ambas partes ven ventajas en hacerlo.
¿Es válida una cláusula arbitral que no especifica si el arbitraje es institucional o ad hoc?
Sí, la cláusula es válida, pero puede generar problemas de interpretación cuando surja la disputa. Si la cláusula no hace referencia a ninguna institución ni a ningún reglamento concreto, el arbitraje será ad hoc por defecto, y las partes deberán ponerse de acuerdo sobre las normas aplicables en el momento en que ya existe un conflicto entre ellas, lo que suele ser especialmente difícil.
¿Cuánto cuestan los gastos administrativos de una institución arbitral?
Los gastos administrativos varían según la institución y la cuantía de la disputa. En general, se calculan como un porcentaje de la cuantía litigiosa según tablas publicadas por la institución. En la Sociedad Española de Arbitraje, los honorarios y costes del procedimiento están publicados de forma transparente para que las partes puedan valorarlos antes de iniciar el proceso.
¿El arbitraje internacional es siempre institucional?
No. El arbitraje internacional puede ser tanto institucional como ad hoc. Sin embargo, en disputas internacionales de alta cuantía, el arbitraje institucional ante instituciones de reconocido prestigio es la modalidad dominante, precisamente porque facilita el reconocimiento y la ejecución del laudo en distintas jurisdicciones al amparo del Convenio de Nueva York de 1958.
¿Qué ocurre si el árbitro designado en un arbitraje ad hoc renuncia durante el procedimiento?
En el arbitraje ad hoc, la sustitución del árbitro debe ser acordada por las partes siguiendo el mismo procedimiento que para la designación inicial. Si las partes no alcanzan un acuerdo, puede ser necesario acudir a los tribunales ordinarios para que realicen el nombramiento, lo que introduce una demora significativa en el procedimiento. En el arbitraje institucional, la institución gestiona la sustitución de forma directa y ágil conforme a su reglamento.
Conclusión
La elección entre arbitraje institucional y arbitraje ad hoc no es una decisión menor. Determina quién gestiona el procedimiento, cómo se designa al árbitro en caso de desacuerdo, cómo se fijan los honorarios y qué garantías tienen las partes de que el proceso llegará a buen término aunque una de ellas intente obstruirlo.
Para la mayoría de las empresas, especialmente aquellas sin experiencia previa en arbitraje o con una relación conflictiva con la otra parte, el arbitraje institucional ofrece una seguridad procedimental que justifica ampliamente sus costes administrativos. La tranquilidad de contar con una institución que supervisa el proceso, garantiza la imparcialidad del árbitro y asegura la validez formal del laudo tiene un valor real que va más allá del ahorro económico que puede ofrecer el arbitraje ad hoc.
Si desea iniciar un procedimiento arbitral o conocer en detalle cómo funciona el arbitraje administrado por la Sociedad Española de Arbitraje, puede contactar con nosotros o consultar toda la información en nuestra página de arbitraje.
Si es usted profesional jurídico y desea incorporarse a la SEA como árbitro acreditado, le invitamos a conocer el proceso en nuestra página hazte árbitro o mediador.